Cyfryzacja gabinetu psychoterapii lek. med. Waldemara Wojnicza: niezależny system rezerwacji, dedykowany pokój on-line i automatyzacja płatności
Prowadzenie psychoterapii i konsultacji medycznych on-line wymaga pełnego skupienia na pacjencie, a nie na zadaniach administracyjnych. Głównym celem wdrożenia dla lek. med. Waldemara Wojnicza było stworzenie środowiska, które całkowicie zdejmuje z lekarza konieczność pamiętania o rozliczeniach i zapewnia profesjonalną przestrzeń do prowadzenia sesji zdalnych.
Wyzwanie: pamiętanie o przelewach i brak dedykowanej przestrzeni on-line
W pracy terapeutycznej łączenie konsultacji stacjonarnych z sesjami internetowymi generowało codzienne tarcia organizacyjne:
- pilnowanie płatności „z głowy” – sprawdzanie przed każdą sesją wyciągów bankowych, weryfikowanie, kto wpłacił za spotkanie, a kto spóźnia się z przelewem; w relacji terapeutycznej upominanie się o płatność tuż przed rozpoczęciem rozmowy narusza komfort obu stron,
- rozproszona logistyka sesji zdalnych – brak jednego, stałego punktu wejścia dla pacjentów on-line; odsyłanie do przypadkowych komunikatorów obniżało prestiż i poczucie bezpieczeństwa,
- brak centralnego podglądu – terminarz, statusy opłat i dane kontaktowe pacjentów nie były zebrane w jednym, prostym w obsłudze panelu, dostępnym pod ręką na telefonie i komputerze.
Rozwiązanie Halohealth: dedykowany pokój on-line i automatyczne rozliczenia
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy od podstaw niezależny ekosystem cyfrowy oparty na domenie klienta, eliminujący pośredników i ręczne procedury:
- automatyczna bramka płatności i kontrola statusów – pacjent rezerwujący sesję on-line opłaca ją z góry w trakcie zapisu; lekarz, wchodząc do panelu, widzi jasny status: termin zarezerwowany i w 100% opłacony, bez sprawdzania historii konta bankowego i pamiętania o należnościach,
- dedykowany pokój on-line – bezpieczna, spersonalizowana podstrona gabinetu przygotowana specjalnie pod sesje wideo; pacjent po rezerwacji i opłaceniu terminu otrzymuje bezpośredni dostęp do wirtualnego gabinetu, bez instalowania oprogramowania czy zakładania kont zewnętrznych,
- system Halo Booking zintegrowany z SMS API – moduł rezerwacji wysyła natychmiastowe potwierdzenie SMS z linkiem do pokoju on-line i terminem sesji, a system automatycznie blokuje przeszłe godziny i chroni przed kolizjami z dyżurami szpitalnymi,
- identyfikacja wizualna i platforma WWW – minimalistyczne logo, struktura treści zgodna z art. 14 ustawy o działalności leczniczej, blog edukacyjny oraz architektura mobile-first na szybkim serwerze NVMe.
Rezultaty wdrożenia
| Obszar | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu Halohealth |
|---|---|---|
| Weryfikacja płatności | ręczne sprawdzanie wyciągów z konta | pełna automatyzacja (przedpłata w trakcie zapisu) |
| Przestrzeń sesji zdalnych | przypadkowe linki i komunikatory | dedykowany, stały pokój on-line |
| Czas administracyjny | kilkadziesiąt minut dziennie na rozliczenia | 0 minut – wszystko widoczne na jednym ekranie |
| Prowizje za rejestrację | ryzyko comiesięcznych prowizji portali | 0 zł prowizji – system i baza pacjentów na własność |
| Czas realizacji A–Z | — | 6 dni roboczych (projekt, hosting, logo, wdrożenie) |
Dzięki wdrożeniu lekarz zyskał narzędzie, w którym wszystkie kluczowe informacje ma w zasięgu ręki, a logistyka sesji on-line i rozliczeń prowadzi się w pełni bezobsługowo. Pacjent otrzymuje czytelną ścieżkę rejestracji i dyskretny dostęp do opieki terapeutycznej, a gabinet zachowuje 100% niezależności technologicznej.
